TaskChuteをお使いの皆さん、こんにちは。
突然ですが、タスクが見積時間内に終わらない、そんな経験はありませんか？
例えば「本を読む」とか、「英語の勉強をする」とか。
ルーチン化などを試すものの、終わりが見えない、なんか飽きてきた……とか。
根本的な原因はズバリ、タスクの「粗さ」にあります。
タスクの粒度、とでも言いましょうか。
そこで今回はTaskChuteをお使いの方を主な対象に、
タスクの粒度を調節するための、分割のやり方をご紹介します！
具体的には、
- タスク実行中のログを取る
- タスクのログを見返し、分かりやすい基準で分割して名前を付ける
ことを実践していただきます！
実践方法に迷う方もご心配なく、例によってすぐに使えるタスクをご紹介します。
Todoリストなどのごく単純なものでもよいので、自分のタスクで挑戦してみてください。
タスクの粒度とは？
大前提として、TaskChuteのタスクとは「開始時間、終了時間を記録できる1コマ」です。
私はTaskChute Cloudからタスク管理を始めましたが、TaskChuteなら基本的には同じかと。
Todoリストなどはこれらの時間を記録できない、という点で定義に当てはまりません。
しっかり区別してくださいね。
そして肝心のタスクの粒度とは、「見積時間の長さ」です。
あなたのお悩みはズバリ、この見積時間が長い、または意味を成さないこと、でしょう。
例えばTaskChuteCloudには「過去実績の平均値を設定」という便利機能があります。
これが100分にも200分にもなってしまうようでは、粗い、ということになります。
よく考えると、2時間以上全く同じ行動を続けている状況はあまりないハズです。
強いて言えば睡眠ぐらいではないでしょうか。
タスク分割の第一歩
そろそろ本題に入っていきましょう。
見積時間がなぜ意味をなさなくなってしまうのか、具体的に種明かしをします。
自分なりにタスクの粒度を把握できている方にはくどいかもしれません。
が、さらなる最適化のヒントにしていただければ幸いです。
突然ですが、もしあなたが受験生だったら、と考えてください。
しかも明日はセンター試験があり、初日は全教科を受けると8時間40分かかります。
さて、どうしましょうか。
最もざっくりなら「センター試験」というタスクを見積時間520分で入れますかね。
分かりやすく粗いですね。
信じがたいようですが、これに近い状況があなたのTaskChuteにも起きています。
おっと落ち着いてください、ここからタスクの粒度を下げていきますから。
続きを読めば納得できるはずです。
もし休み時間にスマートフォンが使えるなら、教科ごとにタスクを分割出来ますね。
こんな感じです。
- 地理歴史公民：130分
- 昼食：80分
- 国語：80分
- 休憩：50分
- 外国語：80分
- 休憩：40分
- リスニング：60分
当たり前のように感じますが、あなたのタスクはいかがでしょうか。
何か休み時間のような、ひとくくりに出来ない時間が混ざりこんではいませんか？
今一度確認してみてください。
ちなみに私の日頃のタスクはこれぐらいの粒度です、あくまで個人的に、ですが。
タスク分割には際限がない！？
おっと、まだピンとこない、当たり前すぎると？
困りましたね。
これでピンと来ないのであれば、タスクがある程度は細かい方でいらっしゃるはず。
さらに細かいタスク分割を極めていただくのも、個人的な願いではあります。
分かりました、お望み通り、もっと細かい分割をお教えしましょう。
試験中にネットが使える試験は珍しいですが、仮にTaskChuteが使えたとしましょう。
ここで、「外国語」タスクを分割してみます。
- 第1問を解く：12分
- 第2問を解く：12分
- 第3問を解く：12分
- 第4問を解く：12分
- 第5問を解く：12分
- 第6問を解く：12分
- 見直す：8分
たじろいだ方もいるのではないでしょうか。
実際に試験を受けている自分を思い返してください。
第1問～第6問のどれかを解く、ようなタスクは絶対に実行しているハズです。
タスクを1つもこなしていない場合は、1点も取れないはずです。
0点の方はごめんなさい、私も何度か取ったことがあるので許してにゃん。
おっと、帰るのはまだ早いですよ、誰がここで終わりと言いましたか？
まだいけます、「第1問を解く」を分割してみましょう。
- A問1を解く：1分
- A問2を解く：1分
- A問3を解く：1分
- A問4を解く：1分
- B問1を解く：2分
- B問2を解く：2分
- B問3を解く：2分
- 見直す：2分
だんだん分かってきましたか？
案外指摘されないと気付かない場合も多いかと思います。
この辺りまで読んでようやく、自分のタスクの粗さを実感できる方もいらっしゃるでしょう。
ピンと来たらこんな記事なんか読んでいないで、すぐにタスクを分割しにいってください！
そろそろ負けを認めていただけたでしょうか。
ですがまだあります。
「A問1を解く」を分割してみます、あなたも考えてみてください。
TaskChuteの最小単位は基本的に1分なので、実用性に関してはなんともいえませんが……。
- 筆記用具を持つ
- 1ページ目をめくる
- Aを探す
- Aの問題文を読む
- A問1を探す
- A問1の選択肢を読む
- A問1の答えるべき選択肢を決める
- マークシート1番を探す
- マークシート1番の、答えるべき選択肢番号を塗る
見事にくどくなりました。
今後改めて紹介しますが、このレベルの細かさは「チェックリスト」でやるべきですね。
以上の一連の分析は当たり前のようで、あまり説明されないことが多いかなという印象です。
参考にしていただければと思います。
あなたのタスクも分割してみましょう！
ここまで分かったところで、タスク分割をするために以下2つの作業をやってみましょう。
TaskChuteユーザーには特に嬉しい、1日5分ほどの追加で収まるごく単純な作業です。
タスク実行中のログを取る
まずは、タスク実行中のログを取ることから始めてください。
パソコン作業であればメモ帳やEvernote、身体を動かしたりする作業であれば紙やノート。
リアルタイムでメモが出来ればなんでもいいです。
これを用意した上で、粗くて困っているタスクをいつもどおり実行します。
ただし試験の例のように、自分の行動ひとつひとつに神経をとがらせてください。
自分が筆記用具を持ったことに気付いたら、「筆記用具を持った」と書く。
第1問を解き終わったら、「第1問を解いた」と書く。
タスクの終了時、あなたの手元には一連の行動のメモが残っているはずです。
次の段階に進みましょう、このメモが2回目以降のタスク実行を飛躍的に高速化させます。
タスクに夢中で忘れてたよ、という方は、また次の実行時にやれば大丈夫です。
気楽にいきましょう。
タスクのログを見返し、分かりやすい基準で分割して名前を付ける
ログを見返してみると、意外と書き出す基準がまばらなハズです。
試験の例で言えば、
- 筆記用具を持つ
- 国語を解く
- 外国語の第2問を解く
- ……
などなど。
このままだと、1秒で終わるタスクから60分以上かかるタスクまでがごっちゃですね。
なのでログのまま分割するのではなく、どの粗さに合わせて分割するかを考えましょう。
「外国語の第2問を解く」がやりやすそうであれば、「問題ごとに分割！」でいいですし。
「国語を解く」が分かりやすければ、「教科ごとに分割！」でいいのです。
基準が何であれ、1つの粗いタスクが2つ以上に分かれたことには変わりないですよね。
分けた後で粗いと思ったら、さらに分割すればいいだけの話です。
一番重要なのが、分割したそれぞれのタスクに名前を付けることです、忘れないでください。
このタスク名こそが、事実上あなたの行動を変えるための情報になるのですから。
まとめ
いかがだったでしょうか。
今回はタスク分割を誰でも再現しやすいよう、なるべく具体的に紹介してみました。
分割が進めばもちろん、見積時間も短くなります。
取り掛かりのハードルは下がるでしょうし、個々のタスク名は具体的になるハズ。
120分のタスクが12個の10分タスクになった状況を想像してみてください。
あのめんどくさかったタスクが、移動中などの隙間時間で進むようになるのです。
以上、タスク分割のための行動をおさらいしましょう。
まずは粗いと思うタスクを実行しながら、ログを取ってください。
そしてそのタスクの直後に、
- タスクのログを見返し、分かりやすい基準で分割して名前を付ける
- 見積時間：5分
というタスクを追加しましょう！
みなさんが少しでも粗いタスクを分割出来たら、これ以上嬉しいことはありません。
自分もまだまだ粗いタスクは沢山あるので、どんどん分割せねば。
は〜にゃんにゃん。
コメント